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Notre espace de travail, c’est bien connu, influe sur notre bien-être et sur notre productivité. Certaines entreprises précurseuses en la matière se sont ainsi engouffrées dans la tendance actuelle du Flex Office. Nous avons voulu comprendre cet engouement des employeurs, sans être totalement naïfs sur cet enthousiasme affiché.

C’est quoi au juste le Flex Office ?

Depuis deux ans, le Flex Office fait beaucoup parler de lui. BNP, Sanofi, L’Oréal, SNCF, Axa France, Bouygues, SFR, Engie et la Société Générale entre autres, s’y sont essayés, à différents degrés. Le Flex Office permettrait de s’attaquer à un des maux de l’entreprise bien connu de tous : des places de bureaux vides et des salles de réunions pleines à craquer. Adieu les open-space nés dans les années 50 et immortalisés par certaines séries TV américaines, fini la sédentarité. L’open space a vécu de beaux jours, malgré l’essor du numérique, les ordinateurs portables et les téléphones mobiles, il a tenu bon face aux critiques de plus en plus nombreuses. Mais devant la vague du Flex Office, l’apparition des tablettes et smartphone de plus en plus autonomes et connectés, les entreprises ont flairé le bon plan. Là où l’open-space se voulait un espace tout-en-un, on s’y réunissait, on tentait de s’y concentrer, on essayait de s’y distraire et on y mangeait, avant de déprimer derrière des murs de dossiers et d’écrans pour s’isoler… le Flex Office en prend le contre-pied, il n’existe pas un espace unique de travail, mais plusieurs adaptés aux exigences de chaque temps fort de la journée de travail.
Les lieux sont conçus comme des ambiances contribuant à maximiser l’efficacité de la tâche qui y est réalisée :

  • La salle de réunion pour échanger avec son équipe,
  • L’espace de brainstorming pour les phases de création,
  • La phone room pour passer les appels téléphoniques.
  • La maison pour une concentration maximale.

Une nouvelle façon de penser les aménagements des espaces de bureaux qui n’échappe pas aux phénomènes de mode : on parle de desk sharing, fab lab et work cafés. Les entreprises proposent ainsi une nouvelle forme de réappropriation des lieux par les salariés avec la liberté de choisir des espaces selon une logique par activité. Les dispositifs de télétravail ou de coworking, eux aussi très en vogue, complètent souvent ce mouvement.

La mobilité gagne du terrain au travail.

Près de 17% des salariés français travaillent à distance au moins une journée par semaine. Si l’on y ajoute les déplacements chez les clients, les missions, les formations, les congés et arrêts maladie ou tout simplement les réunions, on estime à 40% le taux de vacance moyen d’un poste de travail en France. Les bureaux seraient de plus en plus vides, tout en étant de plus en plus chers le m2. Vous l’avez bien compris, l’une des premières raisons du passage au Flex Office est donc financière. Cette solution aussi séduisante soit-elle, doit être abordée néanmoins avec prudence puisque l’un des principes du bureau flexible est d’avoir moins de postes de travail que de collaborateurs !

Certaines entreprises n’ont pas attendu que le Flex Office soit à la mode pour s’y mettre. On peut ainsi tirer les premiers enseignements au sein de ces nouveaux lieux créés, il y a dix ans. Il s’en dégage une réalité sociale moins rose que prévue, dans la mesure où ces nouvelles formes d’aménagement enclenchent des ajustements organisationnels, managériaux et psychologiquement délicats.

De son côté, l’employeur attend une plus grande productivité des salariés, souhaite une réduction des coûts immobiliers et pense ainsi développer une forte attractivité auprès des jeunes diplômés grâce à des aménagements qui ressembleraient à ceux des campus universitaires américains.

Ce double objectif, d’un côté « on améliore le bien-être des salariés », de l’autre on accroît la rentabilité immobilière et la productivité, laisse la plupart des salariés dubitatifs. Malgré des discours alléchants : à l’heure du tout digital et du travail en mode projet, l’entreprise se doit d’être moins cloisonnée, le Flex Office permet de travailler davantage ensemble et la rend plus réactive.

Soyons lucides, le Flex Office sert surtout à gagner des mètres carrés et à baisser les coûts. PSA ou le groupe Danone, avec leurs nouveaux locaux à Paris et en région parisienne, ont fait un choix financier totalement assumé. Danone ne compte plus que trois bureaux pour quatre salariés. Pas anodin, quand on sait que le prix moyen du poste de travail était de 12 352 euros fin 2016, selon l’Arseg, Association des directeurs de l’environnement de travail.

La réduction du nombre des bureaux se traduit par un abandon des bureaux cloisonnés et par la réaffectation des étages dédiés aux directeurs. Ce rapprochement des managers et des équipes a pour ambition louable d’aplanir les hiérarchies et d’aider au décloisonnement des organisations. Si cette démarche parait estimable, on peut constater que cet espace où se croisent, managers, cadres et employés facilite également le contrôle, l’hypercirculation des directives et une certaine forme d’endoctrinement des personnes. La question de la légitimité de l’autorité du management est par ailleurs mise à mal. De même, cette nouvelle forme de promiscuité fait émerger sensiblement la question de la disparité des rémunérations…
Par ailleurs, certains spécialistes des neurosciences ont pu montrer que ces nouveaux espaces ouverts non attribués créaient une instabilité émotionnelle et physiologique : « S’approprier son lieu de travail est un besoin humain, pour se concentrer, créer, imaginer » (« Effects of control over office workspace on perceptions of the work environment and work outcomes », Lee S., Brand J. L., Journal of Environmental Psychology, n°25/3, septembre 2005).
C’est par l’appropriation des espaces que se construit le sentiment d’appartenance organisationnelle et l’implication des salariés.
La nécessité de changer de bureau quotidiennement sans point d’ancrage favorise un sentiment de déshumanisation et de sur-représentation accentuée par une absence d’intimité. Au moins les choses sont dites, et pour enfoncer le clou, selon une récente étude d’Opinion Way, 68% des Français sont contre le flex office. Si 38 % d’entre eux y voient une liberté nouvelle pour choisir un espace de travail selon l’humeur, les besoins et le moment de la journée, 45% évoquent une déshumanisation de l’entreprise et le sentiment d’être interchangeable.

De nouveaux comportements voient le jour, il n’est pas rare de voir des salariés arriver aux aurores pour choisir une place près de la fenêtre. Certains personnalisent leur casier, à coups de stickers et autres grigris, faute d’avoir un bureau où laisser son mug et la photo de ses enfants.

Comble du paradoxe, alors que les entreprises rivalisent de moyens pour faire ressembler leurs sièges sociaux à des campus universitaires, une enquête citée par le magazine Challenges, montre que les jeunes diplômés rejettent le Flex Office et plus généralement des espaces ouverts pour plébisciter, contrairement aux idées reçues, des bureaux fermés et le retour des chefs à l’autorité affirmée. (Enquête réalisée entre septembre et octobre 2018 par la chaire Workplace Management de l’Essec Business School auprès des étudiants de l’école)

Ne voyons pas les choses tout en noir, et laissons le mot de la fin à Nicolas Paugam, cofondateur du Groupe ArtDesk : « lorsque l’expérience est réussie, peu de salariés veulent revenir en arrière » C’est vrai, nous chez VitæLia depuis que nous avons transformé la cuisine en salle de réunion et les bureaux en espaces de méditation, ça va beaucoup mieux.

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